arifinbp.com – Mencari solusi untuk membantu Anda menulis kontrak proposal bisnis, RFP, atau aplikasi hibah? Ada tiga jenis utama sistem penulisan proposal yang tersedia di pasaran:

  • Perangkat lunak desktop dan berbasis template untuk PC dan Mac
  • Layanan berbasis web berlangganan berbayar bulanan
  • Solusi kelas perusahaan yang mahal

Harga berbagai produk bervariasi; begitu juga fitur mereka dan berapa banyak layanan tambahan yang mungkin harus Anda beli untuk menggunakan sistem. Bagaimana Anda tahu sistem mana yang tepat untuk Anda? Berikut adalah deskripsi dasar dan pro dan kontra dari setiap sistem untuk membantu Anda memutuskan.

Produk berbasis template umumnya berisi berbagai dokumen Microsoft Word yang akan bekerja di banyak platform dan pengolah kata, bersama dengan instruksi, sampel, dan terkadang perangkat lunak tambahan untuk membantu mengelola perakitan atau pemrosesan dokumen lainnya menjadi proposal akhir yang dipoles. Untuk menggunakan produk penulisan proposal berbasis template, Anda cukup mengunduh produk ke komputer pribadi Anda, lalu menggunakan template dengan program pengolah kata Anda untuk menyusun proposal dan mencetaknya atau menyimpannya sebagai PDF untuk pengiriman elektronik dengan mengunggah ke situs web atau mengirim melalui email.

Produk berbasis template umumnya merupakan solusi termudah untuk memulai, karena kebanyakan orang sudah tahu cara menggunakan perangkat lunak pengolah kata mereka. Jika Anda bekerja dari jarak jauh atau saat bepergian, Anda dapat menggunakan produk berbasis template di laptop atau tablet apa pun dengan pengolah kata, terlepas dari apakah Anda memiliki koneksi internet saat itu.

Biaya lisensi untuk produk berbasis template adalah biaya lisensi satu kali, dan Anda dapat menggunakan produk tersebut sebanyak yang Anda suka, dan sesering atau sewaktu-waktu sesuka Anda tanpa dikenakan biaya tambahan. Tidak ada biaya berlangganan berkelanjutan yang harus dihadapi (yang secara substansial akan meningkatkan total biaya Anda di luar biaya produk berbasis template dalam beberapa bulan); Anda memiliki kendali penuh atas materi produk dan Anda mengelola konten proposal Anda (ketika Anda menangani rahasia dagang dan data rahasia, Anda tidak ingin memberikan akses ke semua materi tersebut kepada entitas tak dikenal yang mungkin tidak dapat menyimpan informasi aman).

Masalah utama yang perlu dipertimbangkan dalam produk berbasis template adalah bahwa penawaran yang berbeda sangat bervariasi dalam kualitas, jadi bandingkan dengan hati-hati isi paket yang sebenarnya untuk memastikan Anda mendapatkan nilai terbaik dan produk berkualitas. Lihat paket dengan cermat untuk menghindari tiruan berkualitas rendah dan jangan takut untuk mengajukan pertanyaan dan meninjau demo.

Sistem penulisan proposal berbasis web persis seperti apa bunyinya: Anda mengetikkan informasi contoh proposal pmw Anda ke situs web untuk membuat proposal Anda secara online dan klien potensial Anda melihat proposal berbasis web Anda secara online. Keuntungan menggunakan sistem berbasis web adalah biasanya memiliki biaya awal yang rendah (tetapi biaya bulanan tersebut bertambah dengan cepat dan dengan cepat melampaui biaya paket template PC/Mac) dan Anda tidak perlu mengunduh dan menginstal program ke komputer pribadi Anda, sehingga awalnya mungkin tampak lebih murah dan lebih cepat untuk digunakan. Selain itu, setelah proposal Anda diposting, Anda mungkin memiliki akses ke beberapa analitik, seperti kemampuan untuk melacak berapa banyak orang yang melihat proposal Anda. Namun biasanya lebih baik untuk hanya menjangkau prospek Anda dengan sentuhan pribadi dari panggilan telepon atau email dan Anda akan mengumpulkan kurang lebih informasi yang sama.

Kerugian besar menggunakan sistem berbasis web adalah perangkat lunak proposal dan informasi bisnis Anda disimpan di web. Sistem berbasis web berpotensi lebih berisiko dari peretas, karena data dari ribuan bisnis menghadirkan target bernilai tinggi bagi peretas yang mencari informasi bisnis rahasia. Selain itu, solusi berbasis web mungkin tidak tersedia saat Anda membutuhkannya, seperti saat Anda tidak dapat masuk saat terbang atau di jalan. Anda juga harus mempertimbangkan apakah Anda dapat dengan mudah mengekstrak data proposal Anda dari sistem berbasis web untuk digunakan di tempat lain. Sebagian besar solusi berbasis web adalah usaha bisnis baru tanpa rekam jejak yang terbukti – dan jika Anda membaca beberapa blog dukungan mereka, Anda akan mengetahui mana yang sering mengalami gangguan situs web.

Program berbasis web umumnya menawarkan lebih sedikit panduan dan opsi pemformatan dan gaya kepada pengguna daripada paket berbasis template. Program web biasanya lebih menyukai pendekatan “batu tulis kosong” dan biasanya jauh lebih terbatas dalam jumlah konten penulisan proposal yang sebenarnya (templat, sampel, dll.) daripada paket berbasis templat. Solusi berbasis web saat ini tidak menawarkan banyak fitur dasar atau tata letak, desain, dan kemampuan grafis dari sistem pengolah kata yang tersedia di PC, Mac, dan tablet. Anda mungkin sangat dibatasi dalam cara membuat, memformat, dan menyusun proposal Anda, sehingga Anda mungkin tidak mendapatkan proposal yang tampak paling halus saat Anda menggunakan sistem berbasis web (atau bahkan pengolah kata berbasis web).

Sistem berbasis web tidak dirancang dengan baik untuk menanggapi permintaan RFP atau hibah. Sebagian besar waktu Anda harus mengikuti panduan ketat tentang bagaimana proposal harus ditulis, diformat, dan diserahkan yang tidak dapat dilakukan dengan layanan berlangganan berbasis web. Meskipun tampaknya mereka menawarkan sesuatu yang “baru” dalam antarmuka berbasis web, mereka biasanya 10 tahun atau lebih di belakang kurva dalam membuat konten penulisan proposal dan proposal profesional yang dipoles dibandingkan solusi lainnya.

Meskipun solusi berbasis web pada awalnya mungkin tampak seperti produk dengan biaya terendah, perlu diingat bahwa model bisnis berbasis web bergantung pada pengambilan biaya bulanan dari pelanggan, menggunakan paket pembayaran berlangganan. Selama hanya dua atau tiga bulan, solusi berbasis web umumnya akan lebih mahal daripada produk yang diunduh – dan biayanya akan terus meningkat.

Sekarang untuk kategori ketiga: solusi proposal kelas perusahaan. Produk-produk ini ditargetkan untuk penggunaan bisnis besar. Seringkali Anda tidak dapat menemukan harga atau memesan secara online untuk mengunduh produk perusahaan; Anda biasanya harus menjadwalkan pembicaraan dengan wiraniaga untuk memulai. Rencanakan untuk menghabiskan ribuan dolar atau bahkan puluhan ribu dolar untuk solusi perusahaan, rencanakan waktu penyiapan yang signifikan, dan rencanakan untuk mendatangkan konsultan untuk menyiapkan dan mengajari karyawan Anda cara menggunakan sistem.

Sistem proposal perusahaan mungkin merupakan solusi terbaik untuk perusahaan besar yang membutuhkan kolaborasi luas untuk proyek proposal dan tim penjualan besar mereka, tetapi sistem perusahaan tidak dirancang (atau diberi harga) untuk individu atau bisnis kecil. Bahkan di dalam perusahaan besar, sistem proposal perusahaan terkadang bukan pilihan yang paling efisien untuk melakukan proposal kustom cepat atau proyek tim kecil. Solusi berbasis template berbiaya rendah sering digunakan oleh individu atau tim kecil dalam organisasi besar untuk proposal proyek satu kali atau untuk membuat prototipe proposal yang sangat kompleks.

Ketiga jenis sistem perangkat lunak proposal tidak selalu eksklusif satu sama lain; mereka juga dapat bekerja sama dengan baik. Anda mungkin ingin memilih beberapa solusi untuk mencakup beragam situasi dan kebutuhan. Banyak pengguna menganggap paket berbasis template yang diunduh sebagai investasi berisiko rendah dan tambahan yang bagus untuk perangkat bisnis dasar mereka.

Sebagian besar perusahaan besar menggunakan solusi berbasis template bersama sistem lain untuk proposal dan pembuatan prototipe satu kali yang cepat. Sistem berbasis template memungkinkan pengguna untuk bekerja di mana saja, melihat lebih banyak sampel dan mendapatkan lebih banyak bantuan penulisan, dan menggunakan alat pemformatan untuk membuat proposal yang disempurnakan yang dapat dikirimkan dalam format cetak atau PDF.

Sistem kit proposal berbasis template umumnya lebih efisien untuk proyek yang lebih kecil. Dan informasi dari sistem berbasis template kit proposal ini sering kali dapat diunggah ke sistem perusahaan atau ke sistem berbasis web saat Anda ingin menggunakan analitik tambahan dan alat lain yang mereka tawarkan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *